5 điều kiện để chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN

Chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN là khoản mục lớn nhất trong cơ cấu chi phí của hầu hết doanh nghiệp dịch vụ, thương mại và sản xuất nhỏ. Cũng chính vì lớn nên đây là khoản bị cơ quan thuế soi kỹ nhất mỗi khi kiểm tra quyết toán. Rất nhiều chủ doanh nghiệp trả lương đầy đủ cho nhân viên mỗi tháng, nhưng đến khi bị kiểm tra lại bị loại hàng trăm triệu đồng chi phí chỉ vì thiếu hợp đồng lao động, bảng chấm công không khớp, quy chế lương không có hoặc tiền lương trích trước chưa chi trước hạn quyết toán. Khi bị loại chi phí, doanh nghiệp vừa phải nộp thêm thuế TNDN, vừa chịu tiền chậm nộp và có thể bị phạt. Bài viết này tổng hợp 5 điều kiện cốt lõi để chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC, kèm bảng kiểm tra hồ sơ, ví dụ thực tế và câu hỏi thường gặp.

1. Chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN: khung pháp lý cần nắm

Nguyên tắc chung về chi phí được trừ nằm tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC. Một khoản chi được trừ khi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán khi pháp luật yêu cầu. Riêng tiền lương, tiền công có thêm các điều kiện đặc thù về hợp đồng, quy chế và thời hạn chi trả.

1.1. Vì sao tiền lương hay bị loại chi phí

Nguyên nhân phổ biến nhất là hồ sơ được lập cho có, thiếu tính nhất quán. Hợp đồng ghi một mức lương, bảng lương ghi mức khác, tờ khai thuế TNCN lại khác nữa. Khi các con số không khớp, cơ quan thuế có cơ sở để nghi ngờ tính có thật của khoản chi.

2. 5 điều kiện để chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN

Dưới đây là năm điều kiện mà kế toán nội bộ cần kiểm tra cho từng người lao động, từng tháng. Thiếu bất kỳ điều kiện nào, khoản chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN đều có nguy cơ bị loại một phần hoặc toàn bộ.

2.1. Điều kiện 1: Có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thuê khoán rõ ràng

Người lao động làm việc từ một tháng trở lên cần có hợp đồng lao động bằng văn bản theo Bộ luật Lao động. Với lao động thời vụ, cộng tác viên, doanh nghiệp cần hợp đồng thuê khoán hoặc hợp đồng dịch vụ, kèm biên bản nghiệm thu công việc. Hợp đồng phải thể hiện mức lương, phụ cấp, hình thức trả lương và thời gian làm việc.

2.2. Điều kiện 2: Mức chi được ghi trong hợp đồng, thỏa ước hoặc quy chế

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản tiền lương, tiền thưởng không được trừ nếu không ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của công ty. Đây là lý do doanh nghiệp cần ban hành quy chế lương thưởng ngay từ năm đầu hoạt động.

2.3. Điều kiện 3: Thực chi và có chứng từ chi trả

Doanh nghiệp phải có bảng lương có chữ ký người nhận hoặc chứng từ chuyển khoản, bảng chấm công, phiếu chi. Trả lương qua ngân hàng giúp chứng minh dòng tiền minh bạch và rất được khuyến khích dù pháp luật không bắt buộc với tiền lương. Chứng từ phải khớp với số tiền ghi nhận trên sổ kế toán.

2.4. Điều kiện 4: Chi trả trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán

Tiền lương đã hạch toán vào chi phí trong năm nhưng thực tế chưa chi trả đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN thì không được tính vào chi phí năm đó. Doanh nghiệp được trích lập quỹ dự phòng tiền lương ở mức tối đa 17% quỹ lương thực hiện, với điều kiện việc trích lập không làm doanh nghiệp bị lỗ.

2.5. Điều kiện 5: Không phải tiền lương của chủ sở hữu không trực tiếp điều hành

Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên là cá nhân không được tính vào chi phí được trừ. Thù lao trả cho thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh cũng bị loại. Kế toán cần tách riêng các khoản này ngay khi lập bảng lương.

3. Bảng kiểm tra hồ sơ chi phí tiền lương trước quyết toán

3.1. Đối chiếu ba nguồn số liệu

Mỗi quý, kế toán nên đối chiếu tổng quỹ lương trên sổ sách, tổng thu nhập trên tờ khai thuế TNCN và quỹ lương đóng BHXH. Chênh lệch phải giải thích được, ví dụ do phụ cấp không đóng BHXH hoặc lao động thời vụ không thuộc diện tham gia.

4. Case study: doanh nghiệp bị loại chi phí tiền lương và cách khắc phục

Một công ty thương mại tại TP.HCM có 18 nhân viên, tổng quỹ lương năm khoảng 2,6 tỷ đồng. Khi kiểm tra quyết toán, đoàn kiểm tra phát hiện ba vấn đề. Thứ nhất, 4 nhân viên kinh doanh có hợp đồng hết hạn từ giữa năm nhưng không ký lại. Thứ hai, khoản thưởng doanh số gần 300 triệu đồng không có quy chế thưởng. Thứ ba, lương tháng 12 trích trước nhưng đến hạn quyết toán vẫn chưa chi.

4.1. Hậu quả

Tổng chi phí bị đề nghị loại lên tới hơn 500 triệu đồng, kéo theo số thuế TNDN phải nộp bổ sung kèm tiền chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Doanh nghiệp còn có nguy cơ bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

4.2. Cách khắc phục

Công ty bổ sung hợp đồng và phụ lục cho giai đoạn còn thiếu kèm bằng chứng làm việc thực tế như email, báo cáo doanh số, bảng chấm công. Khoản thưởng được giải trình bằng chính sách kinh doanh đã thông báo nội bộ. Từ năm sau, công ty ban hành quy chế lương thưởng chính thức và giao kế toán nội bộ kiểm tra hồ sơ lương hằng quý. Phần chi phí bị loại giảm đáng kể so với đề nghị ban đầu.

5. Quy trình kế toán nội bộ để chi phí tiền lương luôn hợp lệ

5.1. Bốn bước hằng tháng

Bước một, bộ phận nhân sự chốt chấm công và biến động nhân sự. Bước hai, kế toán lập bảng lương theo đúng hợp đồng và quy chế. Bước ba, giám đốc phê duyệt và chi trả qua ngân hàng. Bước bốn, kế toán kê khai thuế TNCN, BHXH và lưu hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Trả lương bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ không?

Có, nếu có bảng lương ký nhận, hợp đồng và chứng từ đầy đủ. Tuy vậy, trả qua ngân hàng giúp chứng minh thực chi dễ hơn khi bị kiểm tra.

Chưa đóng BHXH cho nhân viên thì lương có bị loại chi phí không?

Pháp luật thuế không đặt điều kiện đóng BHXH để trừ chi phí tiền lương, nhưng doanh nghiệp vẫn vi phạm pháp luật BHXH và có thể bị xử phạt, truy đóng.

Lương tháng 12 trả vào tháng 2 năm sau có được trừ không?

Được trừ vào năm phát sinh nếu chi trả trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN của năm đó và có chứng từ hợp lệ.

Kết luận

Chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN phụ thuộc vào 5 điều kiện: hợp đồng, quy chế, chứng từ thực chi, thời hạn chi trả và đúng đối tượng hưởng. Doanh nghiệp làm tốt kế toán nội bộ, đối chiếu số liệu lương, thuế TNCN và BHXH hằng quý sẽ không phải lo lắng mỗi mùa quyết toán. Đầu tư một lần vào hồ sơ lương chuẩn chỉnh là cách tiết kiệm thuế hợp pháp và bền vững nhất.